Ein Bericht von Thekla Kluttig

 "Nur was auch im Netz verfügbar ist, wird wahrgenommen." Auch wenn man dieser Feststellung von Bastian Gillner in seinem jüngst im ARCHIVAR erschienenen Beitrag über "Archive im digitalen Nutzerkontakt" nicht uneingeschränkt zustimmen mag, so trifft sie doch den Kern.

Seine Schlussfolgerung allerdings, die Archive müssten sich vom Web  1.0 zum Web 2.0 mit virtuellem Lesesaal und interaktiven Funktionalitäten weiterentwickeln, geht von einer nicht zutreffenden Voraussetzung aus. Für die Mehrheit der Archive im Freistaat Sachsen ist jedenfalls festzustellen, dass die Online-Präsentation von Bestands- und Verzeichnungsinformationen noch nicht erfolgt ist - Sachsen ist in dieser Hinsicht, wie Nils Brübach in seinem Vortrag  auf dem Sächsischen Archivtag im Mai 2013 feststellte, "Entwicklungsland". Selbst die Kontaktdaten zu manchen Stadt- und Kreisarchiven sind nur mit einer gewissen Findigkeit auf den Webseiten der jeweiligen Verwaltung zu ermitteln; es existiert kein regionales Archivportal. Noch ist selbst das Web 1.0 nicht selbstverständliche Realität.

Aber natürlich hat Gillner Recht: Die Web-Abstinenz von Archiven birgt die Gefahr, als Irrelevanz wahrgenommen zu werden. Und sie widerspricht dem archivischen Kodex, sich für die weitest mögliche Benutzung von Archivalien einzusetzen. Der Landesverband Sachsen im VdA hat sich daher zum Ziel gesetzt, die sächsischen Archive auf dem Weg ins Internet zu unterstützen. Dabei geht es im ersten Schritt nicht um "virtuelle Lesesäle", sondern -  so schlicht wie wichtig - um die Online-Stellung von Informationen zu den Archiven, ihren Beständen und ihren Verzeichnungsdaten. Die Präsentation von Digitalisaten kann dann der nächste Schritt sein, er ist aber nicht vordringlich. Der 20. Sächsische Archivtag im Mai 2013 war daher dem Thema "Auf dem Weg zum virtuellen Lesesaal. Archive im Spannungsbogen zwischen Möglichem und Machbarem" gewidmet; mit Christhard Schrenk, Leiter des Stadtarchivs Heilbronn, war ein Eröffnungsredner gewonnen worden, der die faszinierenden Möglichkeiten für Archive im Netz hervorragend vermitteln konnte. Um den Kolleginnen und Kollegen in den sächsischen Archiven auch konkret mögliche nächste Schritte aufzuzeigen, veranstaltete der Landesverband im Oktober 2013 einen Workshop zum Thema "Erschließungsinformationen online: Von der Datenbank ins Portal".  Zielgruppe waren Archivarinnen und Archivare, die daran interessiert sind, ihre Institutions- und Erschließungsinformationen in Portalen zu präsentieren. Die fünfzehn Teilnehmer/innen kamen aus den Stadtarchiven Freiberg, Kamenz, Leipzig, Meißen, Plauen und Zwickau, dem Kreisarchiv Vogtlandkreis, den Archivverbünden in Pirna und Bautzen, dem Sächsischen Staatsarchiv, dem Sorbischen Kulturarchiv, dem Sächsischen Wirtschaftsarchiv e. V. und dem Deutschen Institut für Internationale Pädagogische Forschung, Berlin. Als Referenten konnten Nils Brübach vom Sächsischen Staatsarchiv, Hauptstaatsarchiv Dresden und Silke Jagodzinski von der Projektgruppe APEx im Bundesarchiv gewonnen werden.

Einleitend stellte Nils Brübach das DFG-geförderte Projekt Archivportal-D,  seine Inhalte, Projektbeteiligte, die Infrastruktur und die Verknüpfung zur Deutschen Digitalen Bibliothek vor. Anschließend erläuterte er den Ingest von Daten auf Basis von EAD und gab eine Einführung in EAD(DDB). Am Beispiel der in sächsischen Archiven weit verbreiteten archivischen Erschließungssoftware AUGIAS-Archiv beschrieb er den EAD-Export aus dem Erschließungsprogramm und die Überführung der Daten ins Archivportal. Besonders wichtig schien den Teilnehmern (auch im Blick auf ihre eigenen Datenbestände) die Notwendigkeit einer klaren Datenstruktur. Zweifellos ist die Standardisierung und Qualitätssicherung bei der Erschließung eine zwingende Voraussetzung für die Präsentation von Daten in Portalen. Deswegen ging Nils Brübach in einem weiteren inhaltlichem Block auch auf die zentralen internationalen Erschließungsstandards ein. Einen Schwerpunkt bildete dabei der Standard EAD (Encoded Archival Description), der in wichtigen Projekten wie dem BAM-Portal, dem DFG-Projekt zur Retrokonversion archivischer Findmittel, dem Archivportal-D und dem Europäischen Archivportal APEx verwendet wird.

Der zweite Teil des Workshops war dem Archivportal Europa gewidmet, das bereits im Produktivbetrieb ist (siehe www.archivesportaleurope.net/de). Im Rahmen des Projekts APEx arbeiten zurzeit über 30 Nationalarchive und nationale Archivverwaltungen zusammen, die deutsche APEx-Projektgruppe ist beim Bundesarchiv in Berlin angesiedelt. Silke Jagodzinski ist als Mitglied der Projektgruppe Expertin für das Archivportal Europa und stellte einleitend das Portal und seine Werkzeuge vor. Anschließend ging es konkret um die Integration von Daten in das Portal: Der Ablauf einer Datenlieferung in der Praxis, rechtliche Rahmenbedingungen, die Vorbereitung, Lieferung und Verwaltung der Daten und ihre Weiterleitung über das Archivportal Europa an Europeana wurden von Silke Jagodzinski praxisnah erläutert. Dazu zählte auch die Vorstellung des Data Preparation Tools (DPT) und des sogenannten Dashboards, des zentralen Werkzeugs zur Datenverwaltung im Archivportal Europa.

Der Workshop und die Diskussion unter den Teilnehmern machte viererlei deutlich:  1. Wenn ein Archiv an einem Kundenkreis interessiert ist, der über den eigenen Träger und das enge geographische Umfeld hinaus geht, ist die Präsentation über Portale im Internet der beste Weg für eine erheblich erweiterte "Sichtbarkeit". 2. Die Werkzeuge und Portale gibt es bereits (wie das Archivportal Europa) oder sie sind kurz vor der Fertigstellung (wie das Archivportal-D). Jedes Archiv kann heute online gehen oder notwendige Vorbereitung treffen. Denn 3.: Für jedes Archiv möglich ist die Lieferung von Daten über die Institution. Schwieriger wird es schon bei der Lieferung von Daten über die Bestände: Beileibe nicht jedes sächsische Archiv hat klar strukturierte und aussagefähige Bestandsdaten in einer Datenbank verfügbar. Und noch größer ist die Hürde bei der Lieferung von Verzeichnungsdaten. So manche selbstgestrickte Datenbanklösung und / oder kreative Nutzung von archivischer Standard-Erschließungssoftware hat dazu geführt, dass die Archive heute eine Fülle von uneinheitlichen Daten in ihren Systemen halten. Daher wurde 4. bereits auf dem Workshop angeregt, dass der Landesverband im folgenden Jahr einen vertiefenden Workshop anbietet, der vor allem der Nutzung von EAD und dem Dateningest gewidmet sein soll.

Der Vorstand des Landesverbandes Sachsen hat auf seiner Klausurtagung Ende Oktober beschlossen, auf das Thema "Erschließungsinformationen online" (inkl. der Perspektiven von Web 2.0) einen Schwerpunkt der bis 2017 laufenden Legislaturperiode zu setzen. Hierzu gehört auch die Ausrichtung des angeregten Folge-Workshops im Herbst 2014. Zur Evaluation des diesjährigen und der gezielteren Vorbereitung des folgenden Workshops führte der Vorstand im November eine online-Umfrage unter den 15 Teilnehmern durch, an der sich elf Personen aktiv beteiligten. Die sehr positive Evaluation ist besonders Nils Brübach und Silke Jagodzinski als sehr guten Referenten zu verdanken. Dem Vorstand wird folgende Anregung aus der Evaluation Ansporn sein: "Die Inhalte des Workshops müssten in der sächs. Archivlandschaft noch weitere Verbreitung finden, gerade im kommunalen Bereich werden in den kleineren Archiven mehr Handreichungen gebraucht. Das Portal sollte perspektivisch nicht nur von den größeren Archiven gespeist werden, denn gerade in kleineren Archiven gibt es mitunter überraschende Bestände, auf die die Forschung sonst nicht stoßen würde. Möglicherweise sollte man später auch mit extern finanzierten Projekten kleinere Archive unterstützen, ausgewählte Bestände in das Archivportal D einzustellen".

Gleichzeitig geht der Landesverband seinen eigenen Weg ins Web 2.0. Hierzu zählen als erste Schritte die Nutzung einer Cloud für die Ablage von Vorstandsdaten, die Verwendung eines Online-Tools für die Erstellung und Auswertung von Umfragen und die Kommunikation über die Facebook-Seite des VdA.

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