Ein Bericht von Stephan Luther

Mit der Umstellung auf einen zweijährlichen Turnus bei den Sächsischen Archivtagen hat der Vorstand des Landesverbandes Sachsen im VdA größeren Spielraum für die Durchführung von Workshops gewonnen. Diese Veranstaltungsform wird von den Mitgliedern sehr begrüßt; die Beschränkung auf i. d. R. 15 Teilnehmer ermöglicht einen intensiven Austausch in kollegialer Runde. Durch den Landesverband angestrebt wird eine praxisnahe Vertiefung des jeweiligen thematischen Schwerpunkts des Sächsischen Archivtags. Dieser fand im März 2015 zum Thema "Von der Glasplatte zur Festplatte - Aspekte der Fotoarchivierung" in Chemnitz statt. Darauf aufbauend organisierte der Landesverband im November 2015 einen Workshop für VdA-Mitglieder zu „Grundlagen der Fotoarchivierung“. Als Referentin konnte Tanja Wolf (Stadtarchiv Worms, Fotoabteilung) gewonnen werden, Veranstaltungsort war das Stadtarchiv Radebeul. Der Landesverband möchte an dieser Stelle Frau Tanja Wolf und dem Stadtarchiv Worms sowie der Leiterin des Stadtarchivs Radebeul, Frau Anette Karnatz, herzlich für ihr Engagement danken.

Am Workshop nahmen 17 Kolleginnen und Kollegen aus sehr verschiedenen Archivtypen teil, die die Beschäftigung mit den fotografischen Sammlungen einte. Bereits im Vorfeld hatte die Möglichkeit bestanden, schriftlich Wünsche und Erwartungen zu formulieren; auf diesem Wege und in der Vorstellungsrunde wurden als wichtige Themen die Bewertung von Fotos, die Bestandsbildung, der Umgang mit Fotos in Sachakten oder Alben, Fragen zur Verzeichnung und die Digitalisierung und der Umgang mit digitalen Fotos genannt.

Einleitend stellte Frau Wolf die Fotoabteilung im Stadtarchiv Worms vor. Anhand dieses Beispiels traf sie grundlegende Aussagen zum Aufbau eines Fotoarchivs, zur Bewertung und zum Umgang mit der zunehmenden digitalen Bilderflut. Bereits in den 1930er Jahren hatte man im städtischen Museum Worms mit Überlegungen zum Aufbau einer Bildersammlung begonnen, 1941 wurde der Nachlass des ortsansässigen Fotohauses Füller inkl. der Gerätschaften übernommen. Dem folgten permanent weitere Übernahmen und Ankäufe. Leider wurden manchmal nur die Bilder und nicht die Geschäftspapiere übernommen, wodurch wertvolle Kontextinformationen verloren gingen. 1952 wurden schon 52.000 Negative verwahrt. Dreißig Jahre später wurde die Fotoabteilung samt einem Fotolabor dem Stadtarchiv angegliedert. Heute verwahrt das Stadtarchiv Worms mit seinem Fotoarchiv ca. 560.000 Fotos, davon 98.000 als „digital born“.

Beim Aufbau eines Fotoarchivs ist die Frage nach der Bildung von Einzelbeständen oder einer Fotosammlung zu klären. Dabei kann die Entscheidung je nach Tradition und Schwerpunktsetzung des jeweiligen Archivs anders aussehen. Im Stadtarchiv Worms werden vorzugsweise Provenienzbestände gebildet. Dabei verbleiben die Fotos in den Sachaktenbeständen, sofern es das Format zulässt. Großen Wert legte Wolf auf die archivgerechte Verpackung, hierzu hatte sie Beispiele aus dem eigenen Haus mitgebracht. Als Verpackungsmaterial kommen Umverpackungen aus alterungsbeständigem Archivkarton in jeweils geeigneten Formaten in Frage, für die Bilder selbst Umschlagmappen aus Zellulose, PET- oder PP-Taschen. Es sollte jedoch generell eine PAT-Zertifizierung vorhanden sein. In der Diskussion wurden die wunderschönen alten Holz-Dia-Kästen angesprochen. Von einer Weiterverwendung ist jedoch abzuraten und die Nutzung von geeigneten Archivschachteln zu empfehlen. Als Fazit hielt die Referentin fest, dass mit relativ einfachen Mitteln im Bestandserhalt viel erreicht werden kann. Da die Bestandserhaltung analoger Fotos ein wichtiges Thema ist, wird der Landesverband in Kooperation mit dem Sächsischen Staatsarchiv im April 2016 einen eigenen Workshop dazu anbieten.

Zum Aufbau eines Fotoarchivs plädierte Frau Wolf für die gezielte Einwerbung von relevanten Fotografennachlässen. Dabei sollte das Augenmerk auf wenigen Fotografen liegen, die aber eine große Bandbreite abdecken. Besonders verdichtet sei die Überlieferung zum Beispiel bei Pressefotografen: Ihre Fotos werden oft veröffentlicht, entfalten eine breite Wirkung und werden am wahrscheinlichsten nachgefragt. Von einer Selbstgenerierung des Fotobestandes, wie es durchaus in einigen Häusern üblich sei, riet Wolf ab. In Zeiten knapper Kassen sollte man sich als Archiv auf die eigenen Kernkompetenzen konzentrieren und lieber die Kooperation mit externen Fotografen suchen.

Für potentielle Bestandsbildner hat das Stadtarchiv Worms Hinweise zur Herstellung und Verwaltung von digitalen Aufnahmen erstellt, die auch für Archive nützlich sein können. Das beginnt bei der Aufnahme des Motivs mit einer hochwertigen Kamera, einer möglichst hohen Auflösung und der Wahl eines sinnvollen Bildausschnittes. Redundante Bilder sollten sofort gelöscht werden; bei der Bildauswahl sollte man streng vorgehen. Als Beispiel stellte Wolf eine Fotoserie zu einem Stadtempfang vor, die bei der Internetredaktion der Stadtverwaltung entstand. Es gab insgesamt 199 Aufnahmen, von denen nur 34 als archivwürdig bewertet wurden. Auch diese Quote ist angesichts redundanter Informationen immer noch hoch. Bei der Ablage der Dateien sollte man auf jeden Fall ein durchdachtes Schema verwenden und Mehrfachspeicherungen, womöglich noch mit unterschiedlichen Namen und Größen, vermeiden. Schon bei der Entstehung des Fotos ist auf die Dokumentation der Urheber-, Verwertungs- und Nutzungsrechte zu achten; diese Informationen sind am besten über Metadaten innerhalb der Datei zu verknüpfen.

Auch im Stadtarchiv Worms hat man mit der Digitalisierung analoger Fotobestände begonnen. Dabei wird zum Teil im Hause selbst digitalisiert oder bei schwierigeren Vorlagen die Kooperation mit externen Dienstleistern gesucht. Derzeit sind fast 19.000 Motive digitalisiert. Frau Wolf empfahl die Anfertigung von Masterdateien im TIF-Format, aus denen Arbeitsdateien im JPG-Format ohne allzu große Komprimierung erstellt werden sollten. Im Prozess der Digitalisierung ist auf die farbgetreue Wiedergabe und die Auflösung zu achten. Es sollte nicht jedes Bild mit der gleichen Auflösung gescannt werden, sondern mit der jeweils geeigneten Auflösung unter Beachtung der Ausgangsgröße des Originals und der Ausgabegröße der gewünschten Nutzungsform. Kleinbildnegative oder Passbilder müssen demnach mit einer höheren Auflösung gescannt werden als großformatige Negative / Planfilme oder Abzüge. Auch die Qualität der Ausgangsvorlage sollte in die Überlegungen einfließen. Im Stadtarchiv Worms gibt es die Orientierung auf 300 dpi Auflösung für ein Ausgabeformat DIN A3. Dementsprechend müssen die Auflösungen für die Scanvorlage gewählt werden. Das Stadtarchiv hat sich hierfür eine Hilfstabelle zusammengestellt:

Dem Charakter eines Workshops angemessen, beteiligten sich die Teilnehmer auch aktiv an der inhaltlichen Gestaltung: In drei Gruppen eingeteilt, setzten sie sich mit unterschiedlichen Fotobeständen auseinander und entwarfen jeweils Bearbeitungsstrategien. Diese wurden anschließend im Plenum vorgestellt und z.T. durchaus kontrovers diskutiert.

Im letzten Block des Workshops demonstrierte Frau Wolf am Beispiel des Verzeichnungsprogramms AUGIAS-Archiv die Erschließung von Fotobeständen. Ausgehend von Praxis der Fotoerschließung in Worms stellte sie auch die mehrstufige Verzeichnung vor:  Fotoalben werden z. B. als eine Einheit behandelt und auf Ebene 1 verzeichnet, während die einzelnen Bilder auf der Ebene 2 verzeichnet werden. Ausführlich wurde die Nutzung der Daten nach IPTC-Standard für eine schnelle Verzeichnung vorgestellt. Dabei plädierte Wolf dafür, vor der Verzeichnung ausgewählte Felder der IPTC-Daten der digitalen Fotoserien mit vorhandenen Erschließungsangaben anzureichern. Im Programm AUGIAS kann man dann verschiedene Felder des Verzeichnungsformulars für das automatische Ausfüllen mit entsprechenden IPTC-Daten definieren. Damit können sehr schnell große Mengen an Digitalfotos in der Datenbank erfasst und für die spätere tiefere Verzeichnung durch weitere Kräfte vorbereitet werden.

Die Schlussrunde des Workshops erbrachte ein sehr positives Fazit: Alle Teilnehmer, einschließlich der Referentin selbst, schätzten ein, dass die Veranstaltung gute Anregungen für die eigene Arbeit gebracht hätte. Die Organisation als Workshop mit begrenzter Teilnehmerzahl wurde sehr begrüßt, zumal sie intensive Diskussionen ermöglichte. Die Teilnehmer am Workshop nahmen neben der Teilnahmebestätigung auch ein aussagekräftiges Hand-out mit nach Hause, in welchem neben den Inhalten des Workshops auch sehr viel weiterführende Literatur und Internetseiten genannt wurden.

Das Angebot einer Führung durch das Stadtarchiv Radebeul zum Abschluss des Tages wurde von den Teilnehmern rege angenommen.

An der nachträglichen Online-Umfrage zur Auswertung des Workshops nahmen zehn Personen teil, die die gewählten Themenschwerpunkte, den Nutzen für die eigene Tätigkeit und die organisatorische Durchführung auch im Rückblick sehr positiv beurteilten.