Workshop der sächsischen Kommunalarchivarinnen und –Archivare zum Thema „Bewertung von elektronischen Fachverfahren in der kommunalen Verwaltung"
Bericht von Grit Richter-Laugwitz

Am 19. und 20. August 2010 trafen sich in Machern bei Leipzig fünfzehn sächsische Kommunalarchivarinnen und -archivare zu einem Workshop  des Landesverbandes Sachsen im VdA zum Thema „Bewertung von elektronischen Fachverfahren in der kommunalen Verwaltung“. Die Teilnehmer waren mit ganz unterschiedlichen Erfahrungen und Erwartungen angereist, alle jedoch vereinte der Wille, sich auch der Archivierung von Daten aus teilweise schon lange in den Kommunalverwaltungen verwendeten, datenbankgestützten Fachanwendungen zu stellen.

In einem Eingangsreferat umriss Herr Karsten Huth vom Sächsischen Staatsarchiv Eckpunkte der elektronischen Archivierung. Insbesondere betonte er die Wichtigkeit des zumindest konzeptionellen Aufbaus eines elektronischen Archivs unbedingt vor der Bewertung und Übernahme von elektronischen Daten. Unter besonderer Beachtung des OAIS-Modells erläuterte er den Kolleginnen und Kollegen mögliche Wege zum Aufbau des elektronischen Archivs und wies auf mögliche Stolpersteine hin. Sein Plädoyer „Keine elektronische Archivierung ohne elektronisches Archiv!“ drang tief in die Köpfe der Teilnehmer ein. Damit spannte er sehr gut den Bogen vom eigentlichen Ansatz des Workshops – der Bewertung der Fachverfahren - bis hin zur Übernahme der von den Archiven mit archivwürdig bewerteten Daten in einem elektronischen Archiv.

Nachdem die Zielrichtung damit deutlich herausgearbeitet war, übernahm Dr. Peter Worm vom LWL – Archivamt für Westfalen die Moderation. Er behandelte kurz die Grundlagen der Datenverarbeitung und besprach dann mit den Teilnehmern, was bei der Bewertung von elektronischen Daten zu beachten ist. Mit diesem theoretischen Rüstzeug gut gewappnet, wagte sich die Gruppe gemeinsam an die Bewertung von vorliegenden Fachverfahrenslisten aus sächsischen Städten und Gemeinden. Sehr schnell merkten die Teilnehmer, dass die Bewertung der Listen mit archivischer Sachkenntnis recht eindeutig und einfach war. Insgesamt wurden drei – teilweise umfangreiche - Listen gemeinsam bewertet. Der erste und äußerst informative Tag des Workshops klang am Abend mit einer Führung durch den sehr sehenswerten Park in Machern und einem gemeinsamen Abendessen aus.

Am zweiten Tag stand dann die Frage „Bewertungsentscheidung getroffen – was nun?“ im Mittelpunk der Diskussion. Besonders behandelt wurden Fragen zum Aufbau des elektronischen Archivs und der Einbindung der Daten aus archivwürdigen Fachverfahren in ein bei der Kommune verwendetes Dokumentenmanagementsystem. Alle Teilnehmer waren sich einig, dass der Aufbau eines elektronischen Archivs nicht von jeder einzelnen Kommune allein zu bewältigen ist, sondern dass man das in Sachsen ansässige kommunale Rechenzentrum KISA als Partner gewinnen sollte. Wesentlich war auch die Erkenntnis, dass der kollegialen Vernetzung insbesondere bei der Archivierung elektronischer Daten eine entscheidende Rolle zukommt. Abschließend führte Herr Dr. Worm in das besonders komplizierte Problem der Sicherung der Einwohnermeldedaten ein. Er stellte das in Westfalen in Zusammenarbeit der Herstellerfirma, Kommunalen Rechenzentren und Kommunalarchiven entwickelte - kurz vor der Markteinführung - stehende Archivmodul „archivo“ vor. Es ermöglicht die Zwischenarchivierung der nach Meldegesetz zu löschenden Daten aus dem Einwohnermeldesystem MESO und ihre Zusammenführung mit den Hauptdatensätzen nach Ablauf der gesetzlichen Fristen.

Sowohl der Landesverband Sachsen im VdA als Veranstalter als auch die Teilnehmer sind dem Sächsischen Staatsarchiv und dem LWL – Archivamt für Westfalen dankbar für die gute Kooperation und Zusammenarbeit. Die Teilnehmer fühlen sich nach dem Seminar nun besser gerüstet, ihre Verwaltungen für die schon kurz- bis mittelfristig vor uns liegenden Aufgaben bei der Bewertung und Archivierung von elektronischen Daten zu sensibilisieren.